В соответствии с частью 6 статьи 27 Федерального закона от 28.12.2013г. №426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», специальная оценка условий труда должна быть завершена до 31 декабря 2018 года на всех рабочих местах.
Суть: не позднее 31 декабря 2018 года в офисах надо провести специальную оценку условий труда. В редакцию "УНП" поступило более 100 писем с вопросами о спецоценке. На самые частые из них "УНП" отвечает.
У нас все сотрудники работают в офисе. Вредных и опасных условий нет. Надо ли проводить спецоценку?
Да, надо. Спецоценка нужна компании независимо от того, работают ли ее сотрудники во вредных или опасных условиях труда (ч. 4 ст. 8 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Если сотрудники организации трудятся в нормальных условиях, то провести спецоценку необходимо не позднее 31 декабря 2018 года (ч. 6 ст. 27 Закона № 426-ФЗ).
Мы на упрощенке. Обязательно ли нам проводить спецоценку?
Да, обязательно. Ее надо провести всем организациям независимо от того, какой режим налогообложения они применяют. Следовательно, компании, которые применяют упрощенку, вмененку и т. д., тоже должны оценить рабочие места сотрудников.
Что будет, если организация не проведет спецоценку до крайнего срока?
В таком случае компанию оштрафуют на сумму от 60 до 80 тыс. руб. (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП). Причем труд инспекторы выпишут один общий штраф, они не будут штрафовать организацию в отдельности за каждое рабочее место, на котором она не провела спецоценку (решение Пермского краевого суда от 27.02.2018 № 7–323/2018(21–208/2018)).
У нас нормальные условия труда. Достаточно ли начать проводить спецоценку в декабре этого года?
Нет. К 31 декабря 2018 года спецоценку надо завершить. То есть у компании на руках должен быть подписанный отчет о спецоценке (утв. приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н).
Когда не поздно начать спецоценку, чтобы закончить ее до 1 января?
Безопаснее заключить договор сейчас. Оценка в небольшом офисе займет день. Но еще нужно время, чтобы заключить договор, получить отчет. Организационные процедуры порой занимают два месяца и больше. К концу года возникнет ажиотаж, поэтому трудно будет найти организацию, которая быстро проведет оценку.
Что нужно сделать перед спецоценкой?
Сначала необходимо издать приказ о проведении спецоценки (см. УНП № 19, 2014). В нем же утвердите график работ по спецоценке. В приказе перечислите участников комиссии из числа сотрудников компании. В комиссию надо включить нечетное число человек, минимум трех (ч. 1 ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Среди них должен быть специалист по охране труда или тот, кто выполняет его функции. Возглавляет комиссию руководитель организации. Она также должна утвердить перечень рабочих мест, на которых будут проводить спецоценку (ч. 5 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).
Как выбрать организацию, которая будет проводить спецоценку?
Обратитесь к «Реестру организаций, проводящих специальную оценку условий труда». Его можно найти на сайте Минтруда akot.rosmintrud.ru в разделе «Реестры». Сейчас в списке 549 организаций. Но в регионах их не так уж много, стоит поторопиться. Например, в Амурской, Мурманской, Новгородской, Орловской областях всего по одной-две организации.
Можно ли оценить не все рабочие места?
Компания вправе оценить только 20 процентов аналогичных рабочих мест (ч. 1 ст. 16 Закона № 426-ФЗ). Офисные места с одинаковыми компьютерами, освещенностью, вентиляцией будут аналогичными.
У сотрудника разъездная работа. То есть негативные факторы каждый раз разные. Надо ли проводить оценку таких мест?
В данном случае сотрудник трудится на рабочих местах с территориально изменяющейся рабочей зоной. На них также надо проводить спецоценку (ч. 4 ст. 16 Закона № 426-ФЗ). Ее проводят по особым алгоритмам.
Что надо сделать, когда компания получит отчет о спецоценке от организации, которая ее проводила?
Документ подписывают все участники комиссии, утверждает его председатель (ч. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). То есть руководитель компании. Копию отчета в течение трех рабочих дней после подписания вышлите организации, которая проводила спецоценку. Направить документ можно заказным письмом с уведомлением о вручении по почте или по электронке, заверив квалифицированной электронной подписью (ч. 5.1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Если у компании есть сайт, то на нем надо разместить результаты проведенной спецоценки (ч. 6 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
Надо уведомлять трудинспекцию о том, что компания провела спецоценку?
Это зависит от результатов спецоценки. Подайте в трудинспекцию по местонахождению компании декларацию соответствия, если у вас есть рабочие места без вредных и опасных производственных факторов или с оптимальными, или допустимыми условиями труда. Форма отчетности утверждена приказом Минтруда от 07.02.2014 № 80н. Декларацию направьте в течение 30 рабочих дней после того, как утвердили отчет о спецоценке (п. 5 приложения 2 к приказу № 80н). Инспекторы вправе не принять декларацию, только если компания составила ее не по форме.
Компанию оштрафуют, если она спецоценку провела, но не уведомила об этом трудинспекторов?
Да, штраф возможен. Но решение о каждом наказании принимает инспектор. Он может выписать предупреждение, а может и штраф. Наказание, скорее всего, будет минимальным.
Начнут ли инспекторы с 2019 года массово штрафовать компании, которые не провели спецоценку?
Это не исключено. Трудинспекторы, которых мы опросили, сообщили, что пока распоряжений о массовой проверке спецоценки не получали. Но вероятнее всего, инспекторы будут проводить ревизии. Начаться они должны к концу февраля — началу марта. К этому времени истечет срок подачи декларации для тех, кто проводил спецоценку в конце декабря.
Как заполнять форму 4-ФСС после того, как компания провела спецоценку?
Сведения о результатах спецоценки надо отразить в таблице 5 формы 4-ФСС (утв. приказом ФСС от 26.09.2016 № 381). В строке 1 таблицы запишите общее количество рабочих мест, места, которые оценили и на которых выявили вредные и опасные условия труда. Всего нужно будет заполнить четыре графы. Таблицу следует заполнять, пока действуют результаты спецоценки.
Как сообщить работникам об условиях труда
Суть: трудинспекторы разъяснили, как организация может ознакомить работников с картами спецоценки, чтобы потом не получить штрафов.
Всех сотрудников компании надо проинформировать о результатах спецоценки (п. 4 ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, ст. 212 ТК). Порядок ознакомления может отличаться для давних работников и новичков.
Сотрудники, места которых оценивали, должны расписаться в строке 050 карты спецоценки (письмо Минтруда от 16.06.2015 № 15–1/В-2425). Это раздел 3 отчета о проведении спецоценки (утв. приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н).
Как подтвердить, что компания проинформировала работников об условиях труда
Если на рабочее место, которое уже оценивали, приняли нового сотрудника, его надо ознакомить с результатами спецоценки. ТК не регулирует, как это можно сделать. Есть два варианта.
Во-первых, можно попросить организацию, которая проводила спецоценку, выдать несколько листов со строкой 050 для ознакомления. Новичок распишется в отдельном листе отчета. Трудинспекторы, которых мы опросили, не возражают, чтобы так подтверждали ознакомление.
Во-вторых, компания может разработать внутренний документ. Например, протокол ознакомления. Трудинспекторы предупредили, что в нем обязательно должны быть реквизиты отчета о спецоценке, с которым знакомят работников. Форма может быть любой. Если компания не уведомит сотрудников о результатах спецоценки, ее оштрафуют на сумму до 80 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП).
ТК не устанавливает срок, в течение которого сотрудника надо ознакомить с картой. Но безопаснее не тянуть и сделать это сразу же, как заключите с «физиком» трудовой договор.
Сведения об условиях труда надо внести в трудовой договор (ст. 57 ТК). Например, условия труда на рабочем месте являются оптимальными. Если такой или аналогичной формулировки не будет, то трудинспекторы оштрафуют на сумму до 100 тыс. руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).
Компания обязана выполнить оба условия: ознакомить сотрудника под подпись с картой спецоценки и описать условия труда в трудовом договоре. Этими действиями работодатель выполняет требования разных статей ТК. Это подтвердили трудинспекторы. Подпись в договоре с условиями труда не свидетельствует о том, что сотрудник ознакомился с результатами спецоценки.
Когда (не) надо проводить внеплановую спецоценку
Компания переставила столы в кабинете. Спецоценку в таком случае проводить не нужно. Ведь в результате перестановки мебели чаще всего технологические процессы не меняются.
Сотрудникам заменили компьютеры. Все зависит от того, изменится ли при этом уровень воздействия вредных факторов на работника. Если воздействие поменяется, то в течение 12 месяцев проведите внеплановую спецоценку (подп. 3 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Определить, изменилось ли воздействие, может только эксперт организации, которая проводит спецоценку.
Офис переехал на другой этаж. Когда работодатель перемещает рабочие места из одного помещения в другое, он заново вводит их в эксплуатацию. Внеплановая спецоценка необходима (письмо Минтруда от 23.01.2017 № 15–1/ООГ-169). Провести ее надо в течение 12 месяцев после переезда. Оценить можно только 20 процентов рабочих мест, если они аналогичные (ч. 1 ст. 16 Закона № 426-ФЗ).
Произошел несчастный случай. Если происшествие случилось на рабочем месте и причина — вредные факторы, тогда компании необходимо провести внеплановую оценку. Если несчастный случай произошел не на рабочем месте сотрудника, спецоценка не нужна (решение Московского городского суда от 28.06.2017 № 7–8228/2017).
Переименование должности. Новое название должности чаще всего не ведет к изменению технологического процесса. В таком случае внеплановая спецоценка не нужна (решение Магаданского областного суда от 16.02.2018 № 12–409/2017).
Чьи рабочие места не нуждаются в оценке
Компании, в которых работает только директор — единственный учредитель. Не надо оценивать место учредителя, если с ним не заключен трудовой договор. Ведь спецоценку должны проводить только компании и предприниматели, у которых есть наемные сотрудники.
Надомники и дистанционные работники. Их рабочие места не требуется оценивать. Это правило закреплено в законе (ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). С зарплаты и других вознаграждений за труд таких сотрудников всегда платите страховые взносы по основным тарифам.
Сотрудники по договору подряда. Спецоценка определяет условия труда на рабочем месте. То есть там, где работают по трудовому договору. Оценивать рабочие места подрядчиков не надо. Более того, если организация сделает это, договор подряда могут признать трудовым.
Вакантные должности. Пока на рабочем месте никто не трудится, определить воздействие негативных факторов невозможно. Спецоценку надо провести, как только компания примет сотрудника на место (письмо Минтруда от 14.03.2016 № 15–1/ООГ-1041).
Работники на временных местах. Оценку на новых местах проводят в течение 12 месяцев (ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Можно обойтись без нее, если места создали, например, на три месяца (решение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 18.01.2018 № 7–65/2018).
На рабочих местах водителей надо провести спецоценку. Причем без разницы, на служебном или личном автомобиле работают сотрудники. Это подтвердили трудинспекторы.
Если у сотрудника нет права на досрочную пенсию, взносы по доптарифам не начисляйте, даже если спецоценка выявила вредные условия труда.
Комментарии (0)